Moderne Telefonanlagen sind aus der heutigen Geschäftspraxis nicht mehr wegzudenken. Der Schlüssel zum Erfolg im Unternehmen wird maßgeblich durch effiziente Kommunikation beeinflusst. Der technische Fortschritt und die Digitalisierung haben ihren Einfluss auch auf die Telefonie ausgeübt. Wir möchten einen Überblick über die Flexibilität und die Computerintegration von modernen Telefonanlagen geben.
Flexibilität moderner Telefonanlagen
Moderne Telefonanlagen lassen sich an alle Unternehmensgrößen und Anforderungen anpassen. Für kleine Unternehmen sind kostengünstige Anlagen mit grundlegenden Funktionen von Vorteil, während Großkonzerne mit komplexen Telefonanlagen und erweiterten Funktionalität arbeiten können. Telefonanlagen können in der Praxis so gewählt werden, dass diese mit dem Unternehmen mitwachsen können. Die Anlagen sind so flexibel, damit diese sowohl erweitert als auch reduziert werden können. D. h. neue Geräte und Benutzer sind leicht in das bestehende Netz ohne größeren Aufwand integrierbar. Das betrifft auch die Einbindung von mobilen Geräten in die Telefonanlage. Von Smartphones und Tablets aus kann auf die Telefonanlage zugegriffen werden, womit sich die Flexibilität erweitert.
Für Anwender sind moderne Telefonanlagen leicht zu bedienen. Die IT-Abteilung im Unternehmen nutzt die intuitive Benutzeroberfläche mit einfachen Konfigurationsmöglichkeiten. Durch Schulung der Mitarbeiter kann die Telefonanlage effizient genutzt und in ihrer Funktionalität voll ausgeschöpft werden. IT-Dienstleister wie unter anderem das IT Systemhaus Hamburg bieten für Unternehmen die EDV und Telefonie aus einer Hand.
Computerintegration
Unified Communications ist das Schlagwort bei der Computerintegration. E-Mail, Webkonferenzen, Chat und Telefon können miteinander verknüpft werden und ein Höchstmaß an kommunikativer Zusammenarbeit fördern. Eine Lösung, die alle Kommunikationskanäle im Unternehmen zusammenfließen lässt, ist das Ziel.
Ein Vorteil der Computerintegration ist beispielsweise die Präsenzanzeigen bzw. der Verfügungsstatus von Kollegen. Echtzeit Textkommunikation ist mit Instant-Messaging möglich. Virtuelle Meetings und die virtuelle Zusammenarbeit sind integriert. Mit VoIP (Voice over IP) können über das Internet Telefonate stattfinden. Zudem sind Dokumente und Dateien für die gemeinsame Nutzung nach Dateifreigabe möglich.
CRM-Integration
Telefonanlagen können mit dem Kundenmanagementsystem verknüpft werden. Kundengespräche werden mit der CMR-Software erfasst und protokolliert. Bei Anruf wird die Anrufnummer geprüft und der Kunde, sofern im CRM hinterlegt, angezeigt. Das ermöglicht eine schnellere Reaktion der Kundenbetreuer.
Automatisierungen und Sicherheit
Mit modernen Telefonanlagen sind nützliche Automatisierungen möglich. Zum einen können automatische Weiterleitungen und Anrufprotokollierungen eingestellt werden. Der Anwender muss weniger Hand anlegen, was die Effizienz steigert. Menügesteuerte Telefonanlagen ermöglichen ein Vorabsortierung und Priorisierung von Anrufen, eine Aufgabe, die sonst der Mitarbeiter übernehmen müsste.
Auf Seiten der Sicherheit müssen Telefonanlagen, die in einem Computernetzwerk integriert sind mit Verschlüsselungstechniken arbeiten, damit sensible Daten und die Kommunikation selbst geschützt ist.
Zur Optimierung kann die computerintegrierte Telefonanlagen Anrufdaten auswerten und analysieren, was Verbesserungspotenzial ins sich birgt.
Moderne Telefonanlagen sind flexibel und passen sich den Unternehmensbedürfnissen an. Computerintegriert lassen sich Telefonanlagen äußerst effizient betreiben. Zudem bedeutet die Integration in das Netzwerk eine verbesserte und transparentere Kommunikation, was die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit den Kunden fördert. Die davon betroffenen Geschäftsprozesse können somit optimiert werden, wie beispielsweise im CRM.
Die Zukunft wird weitere vor allem mobile Lösungen für Telefonanlagen bringen. Die Technik für Telefonanlagen wird im Laufe der nächsten Zeit auch die KI integrieren und unter anderem künstliche Intelligenz für die Nutzung von Telefonanlagen und für die Kommunikation selbst nutzen.
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)